Palaveri 9.10. pöytäkirja

Aloitimme palaverin ajankohtaisilla aiheilla. Hutunki Pelien alaisuudessa ollut ohjelmisto kloonattiin 2.10. Hutunki sports & wellbeing y-tunnuksen alaisuuteen. Ohjelmistomuutoksesta tiedotettiin koko asiakasrekisteriä ja ohjelmistossa oli 6h käyttökatkos. Vaihdoksesta johtuen taloushallinnon tiedot nollattiin ja tiedot jäivät Hutunki Pelien järjestelmään, mikäli tarvitset palkkalaskelmia menneeltä ajalta, voit pyytää Jasmiinaa lähettämään s-postilla. Lokakuun palkat maksetaan Hutunki sports & wellbeing Oy:lta, kaikki työsopimukset tulee olla tehtynä ennen tätä. Yhteistyökumppaneiden kanssa on allekirjoiteltu uusia sopimuksia ja tämä näkyy asiakaspalvelussa muuttuneen nimen osalta.

Hohtominigolfkausi on startattu ja radat tuotiin tänä vuonna Pankkari Bowlingilta Äänekoskelta, radat ovat siis Vaajakosken asiakaskunnalle uudet, tästä on hyvä mainita asiakaspalvelussa. Tämä mahdollistaa myös ulkopelit täysimittaisella radalla vielä hyvien säiden aikaan. Hohtominigolf tuo asiakaspalveluun ja siistimiseen uusia vastuu tehtäviä, valaistus ja musiikki tulee laittaa päälle työvuoron alussa ja sulkea illan päätteeksi. Kajari on nykyään pallonporausverstaan oven yläpuolella, laita kajari päälle (kajarin sivussa virtanäppäin) ja sen jälkeen availe kassan tietokone niin bluetooth yhdistyy automaattisesti.

Keskustelimme sähköisestä kalenterista, tämä on tärkein työkalumme sisäisten asioiden vuorovaikutuksessa, lue aina työvuoron aluksi kalenterista ajankohtaiset asiat ja merkkaa sinne myös itse tärkeät kaikkia koskevat asiat. Jasmiina kirjoittaa myös asiakkaille uutiskirjeitä, asiakaspalvelun tulee lukea aktiivisesti nettisivuilta "ajankohtaiset", asiakaspalvelun laatu parantuu tiedon myötä, mikäli et osaa jotain, opetamme ilomielin. Keskustelimme myös tasavertaisesta asiakaspalvelusta, henkilöstä riippumatta, on jokaisen vastuulla kysyä esim. opiskelija todistukset alennuksia varten, muita alennukseen oikeuttavia jäsenyyksiä ovat padel Hutunki jäsenyys, kiipeilyseura projekti jäsenyys, padel jkl jäsenyys, jkl kaupungin työntekijäalennus päivitetty: Kaupungin korttia näyttämällä -1€ alennus/kerta liikunta aktiviteeteistamme. Hutuken keilaajat saavat team hutunki kortin alennettuun hintaan 70€ (norm. 80€) jatkuva jäsenyys, 75€ (norm. 85€)1kk prepaid jäsenyys.

Keskustelimme myös työajastamme, kuinka voit vaikuttaa yrityksemme kannattavuuteen käyttämällä työajan yrityksen hyväksi. Jokainen työntekijämme on lähtökohtaisesti vastuussa oman työn hoitamisesta hyvin, työ tehdään huolellisesti, "to do" listat tehostamaan omaa ajankäyttöä ja tehtävien hallintaa, tiimityöskentely, yhdessä hoidetaan siivouslista viikkotasolla tehdyksi. Huolehdimme ympäristömme viihtyvyydestä ( valot, markkinointinäytöt, musiikki, siisteys), viestitään selkeästi toistemme kanssa ei vain kasvotusten, myös WA-ryhmissä, sähköisessä kalenterissa. Huomioidaan ja välitetään toisistamme, erityisesti flunssakauden ollessa päällä, kannetaan yhdessä vastuu sairaslomatuurauksista eikä kuormiteta vain tunnollisimpia työkavereita. Extraajat ja viikonlopputyöntekijät ovat allekirjoittaneet "kutsutaan tarvittaessa työhön" sopimuksen, jokainen tiedostaa että myös lyhyellä varoajalla kutsutaan töihin, vaikka Jasmiina tekee vastuu vuorot ennakkoon. On siis hyvä pysähtyä pohtimaan täytätkö sopimuksessa sovitun omalta osaltasi.

Yrityksemme sähkönkulutus on noussut 6%, valot ovat suurin syy tähän muutokseen, pelihallissa ei tule palaa kaikki valot päällä 12h vuorokaudesta. Olemme ottaneet selkeän yhteisen valojen ohjaus ohjeistuksen käyttöön, on jokaisen vastuulla huolehtia tämän noudattamisesta tunnollisesti, valo-ohjaus on tulossa wisen ohjelmistoomme, koska kiinteistömme on vanha, sen asentaminen ei tapahtu hetkessä, siihen saakka on erittäin tärkeää muistaa valojen ohjaus asiakaspalvelusta, sillä teemme isot säästöt sähkölaskuihin.

Yhteisiin asioihin kuuluu myös viestintä Hutungin ulkoroskisten täyttymisestä Oonalle/ yhteiseen WA-ryhmään, osa pienemmistä roskiksista tyhjennetään vain tilauksesta, joten mikäli huomaat roskisten olevan täynnä, viestintä eteenpäin niin tilataan tyhjennys.

Palaverin teemaan kuului myös Hutunki sports & wellbeing Oy kulurakenteen läpikäyntiä, tieto lisää ymmärrystä, siksi on tärkeää että ymmärrätte, miksi jotain investointia ei pystytä tekemään kesällä/ alkusyksystä kun rahat ovat tiukilla ja kaikki sisääntuleva raha menee palkkoihin+ ylläpito kustannuksiin. Yrityksellämme oli mukava puskuri, joka paloi korona-aikana, sen jälkeen jokainen kesä on ollut selviytymistaistelua. Johdossa talven tärkein tehtävä on säästää tulevaa kesää varten kaikki mahdollinen, jotta työpaikkamme on turvattu ja liikuntakeskuksemme ovet pysyvät avoinna. Piirakka anagrammista on nähtävissä palkkakulut, vuokra hutungin ja äänekosken kiinteistöistä, palvelut= sähkö,lämmitys, vesi, netti, puhelimet, ohjelmistot, r-menu uunit, hartwall laitteet, musiikkiluvat ja palvelut, alkoholiluvat, jätekulut ja muut ulkopuolelta ostetut/välttämättömät palvelut. Liiketoiminnan muut kulut kuten r-menu ruokatilaukset, juomatilaukset, tukkuostokset, urheilutarvike ostokset, varaosa tilaukset, markkinointikulut, vakuutukset, kiinteistön korjaukset, somistus ja käyttötavara ostot, verot jne. Isolla kiinteistöllä on isot kulut ja henkilöstökulut ovat näistä suurimmat, palkkakulut eivät muodostu vain saamastasi palkasta, palkan päälle tulevat työnantajan maksut, vakuutukset, verot, pankkikulut ja lakisääteiset työterveysmaksut. Johdon palkkakulujen pienennyttyä, henkilöstön palkkakulut ovat nousseet edelliseen tilikauteen verrattuna, muutos on seurausta työaikojen säätämisestä henkilöstölle optimaalisempaan suuntaan, olemme kuunnelleet toiveitanne ja toteuttaneet niitä.

Tulevalle kaudelle asetetaan selkeitä myyntitavoitteita, näin saadaan nostettua kannattavuutta ja lisättyä liikevaihtoa. Kiireapuja on lisätty, tämä tarkoittaa että myös lisämyynnissä tulee tapahtua kehitystä, kokonaismyyntitavoite vähintään 2200€/päivä. Voitte työvuorossanne katsoa myyntiraporttia muutenkin kuin vain päivän päätteeksi, seuratkaa paljon tarvitsette päästäksenne tavoitteeseen. Lisätään r-menu annosten aktiivista suosittelua asiakkaillemme: Haluaisitteko syödä keilailun yhteydessä/päätteeksi? Maistuisiko oluen lisäksi makkarakori? Olen huomannut että vuokraat mailan peleille tullessa, haluaisitko ostaa oman mailan, voidaan yhdessä katsoa sinulle sopiva? Selkeitä suosituksia, kartoittavia kysymyksiä asiakaspalvelun lisäksi, harjoittamalla lisämyyntiä aktiivisesti luot itsellesi itsevarmuutta ja kehityt taitavammaksi asiakaspalvelijaksi. Jätä tulkinnat pois ja hyppää rohkeasti epämukavuus alueelle, tarpeeksi monta loikkaa -> mukavuus alueesi kasvaa suuremmaksi. Hyvä itseluottamus näkyy ja kuuluu asiakkaille positiivisena viestinä.

Ajatellaan asiakkaan käyntiä laajempana kokonaisuutena, myytkö asiakkaalle jo hänen seuraavat pelit? Osaatko suositella tuotteemme "apteekin hyllyltä" esim. asiakas käy säännöllisesti kertamaksuin sulkapallossa-> Hei, tiesitkö että ostamalla 10xkortin, saat 10% alennuksen vuoroista? Kortti on sähköinen ja se toimii maksutapana sähköisessä ajanvaraus kalenterissamme. Entä osaatko myydä team hutunki jäsenyyden tai vakiovuoron?

Jokaisen asiakaspalvelijan tulee tietää kaikki lajimme ja tuotteemme ulkoa, mikäli epäilet, tarvitset lisää koulutusta, viesti tästä Jasmiinalle niin voidaan yhdessä katsoa tarvittavat toimenpiteet kehityksesi tueksi.

Keskustelimme myös yhdestä Hutungin arvoista: Siisteys. Silloin kun kaksi ihmistä työskentelee yhdessä, hoidetaan kimpassa siivouslistaan liittyviä tehtäviä sekä kierretään vessat läpi, tyhjennetään tarvittaessa roskikset/lisätään käsi tai wc-paperia. Tiskin ja kahvion ympäristö näkyy kaikille, tämän siisteyteen kiinnitetään jokaisessa vuorossa huomiota. Tämä ei tarkoita sitä etteikö yksin työskennellessä tarvitse hoitaa siivoushommia, kyllä tarvitsee ja hiljaiset hetket käytetään juurikin tähän. Tämä on yksi tärkeimmistä arvoistamme, kiinteistömme pinnat eivät ole uudet mutta ne ovat puhtaat. Likaisuus viestii asiakkaille esim. huolimattomuudesta, välinpitämättömyydestä, laiskuudesta, epähygieniasta ja likaisuus voi johtaa negatiivisen palautteen antoon. Yritysasiakkaita varten tulee varmistaa että saunakabinetti ja terassi on siisti, llaudeliinat ovat paikallaan, sauna ajantasaisesti päällä, juomakaappi täytetty ja laskettu, terassilla pehmusteet paikallaan, sisustustakka ja sisustusvalo (pöytälamppu) päällä, saunakabinettiin löytyy kassalta valmis "to do" lista, jonka voit ottaa mukaan valmisteluihin.

Kävimme läpi myös Jasmiinan saaman kritiikin ahlsellin peliporukoilta. Tärkeimpänä asiana tämän läpi käymisessä: pahoittelut asiakkaan suuntaan, korjasin asiakkaan väärän tulkinnan ilmastoinnin toimimattomuudesta, ymmärrys ja myötätunto asiakkaiden tunnetta kohtaan, vastuu palautteesta, hyvitys mikäli tilanne toistuu. Vastauksen myötä tiukka kritiikki ja uhkaus pelipaikan vaihdosta, muuttui positiiviseen suuntaan, asiakas ymmärsi tilanteen ja toivotteli hyvillä mielin viikon jatkoja.

Palaverin lopuksi Jasmiina kertoi vielä johdon yksimielisestä päätöksistä, emme tehneet suurempaa brändi uudistusta sukupolven vaihduttua, markkinointivideon uusimiseen käytettiin syksyn markkinointibudjetti, viestimme videolla selkeästi tarjoamistamme harrastusmahdollisuuksista, liikuntakeskuksemme monipuolisuudesta, yhteisöllisyydestä ja työmoraalista "Ei Hutunki Tekemällä lopu". Tekijöinä olemme ratkaisukeskeisiä, keskitymme asioihin, joihin voimme työllämme vaikuttaa ja näemme tulevaisuuden kirkkaana, haasteista huolimatta. Ei anneta muutamien negatiivisten palautteiden lannistaa meitä, muistetaan että niiden takana on jokin tyydyttymätön tarve, jätetään oma tunne ja tulkinta tilanteesta pois ja keskitytään keinoihin, joilla asiakkaan mielen voisi saada paremmaksi. Meillä on upea ainutlaatuinen liikuntakeskus, ihania ihmisiä ympärillämme, monipuoliset mahdollisuudet kehittää Hutunkia, panostetaan palvelumme laatuun ja keskitytään tähän hetkeen ja ollaan kiitollisia näistä olosuhteista, työkavereista, ja asiakkaistamme.

Me johdossa kannamme riskin yrittäjyydestä, vastuun taakka on suuri ja palo menestyä vielä suurempi. Haluamme kiittää tiimiämme, kiitos että välität, kiitos että panostat, arvostamme sitä suuresti!