Palaveripöytäkirja 24.1.-24

Palaveri startattiin tutustumiskierroksella hyvinvoinnin teemoissa. Googlen arvosteluissa huomattavissa uskollisten asiakkaiden hyviä esittelytekstejä monipuolisesta tarjonnastamme. Pankkarin google arvostelussa tarkastelun alla liikunnan opettajien pitämät keilailu liikuntatunnit, tulimme siihen johtopäätökseen että voimme tiettyyn rajaan saakka opastaa opettajia omalla asiantuntijuudellamme esim. pallojen valinta, askeleet, tähtäys, heiluri, sekä vaikuttaa oppilaiden fiilikseen asiakaspalvelullamme, muuten on opettajalle annettava vapaat kädet opettaa tuntia omalla tyylillään, vaikka se ei olisi mieleemme. Sähköposti asiakaspalautteita pyydän jokaiselta ryhmältä ja kävimme läpi Taitopilvi Oy:n perhepäiväpalautteen sekä KELA turnauksen palautteen ja erityiskiitoksen Miikalle. Kaiken kaikkiaan palaute on pysynyt positiivisena ja selkeästi asiakkaidemme tietoisuus meidän monipuolisuudesta on kehittynyt google arvosteluissa, hyvä me!

Seuraavaksi kävimme läpi järjestelmää ja yleisiä asioita, ihan ensimmäisenä Miikka sai puheenvuoron kertoa mitä kilpakeilailu on? Miikka tiivisti hyvin; Keilailun kilpailuvuorot ovat ihan oikeita kilpailuja, valmistelevat toimenpiteet kuten radanhoito -> oikea öljyprofiili radalla (joka kilpailussa erilainen), vauhtibaanojen säntillinen putsaus ja pölyjen moppaus varmistavat kilpailu olosuhteen oikeaksi henkilöstä riippumatta, mikäli vauhtibaanat putsaa kiireessä huolimattomasti, voi keilaaja pahimmassa tapauksessa kaatua ja loukkaantua radalla. Keilailun kilpailuvuoroa pitäessä on hyvä osata kilpailusäännöt ja niitä pääsee lukemaan keilailu.fi. Keilahallissa on paljon koneiden jumeja ehkäiseviä toimenpiteitä, niistä vakituinen henkilöstömme toivoisikin että sunnuntain radanhoidon yhteydessä keilapöytien pesu muodostuisi rutiiniksi, keilapöydät voi suihkuttaa fairyvedellä ja pyyhkäistä valkoisella kertakäyttöliinalla, tämä ehkäisee siirtyneitä keiloja ja niiden kaatumisia.

Hutungin hyvityskäytännöissä on ollut epäselvyyksiä ja niihin teimme nyt selvyyden, hyvitystilanteessa kysy AINA ensin asiakkaalta "Mitä voin tehdä, jotta mielesi tulisi paremmaksi?". Annetaan asiakkaalle mahdollisuus kertoa, mitä hän toivoo. Emme anna limsoja tai muitakaan tuotteita hyvityksenä asiakkaille. Mikäli asiakas toivoo rahallista hyvitystä, ohjaatte yhteydenoton esimiehen suuntaan, joko niin että tuotte asian ja yhteystiedot meille ja otamme yhteyttä asiakkaaseen, tai annatte käyntikortin ja pahoittelette tilannetta. Selkeät tilanteet kuten keilailuvuoron pysähtyminen konehuoneessa käynnin vuoksi, pystyy ratkomaan lisäämällä asiakkaalle 10min peliaikaa, mikäli se on kalenterin mukaan mahdollista. Muistakaa että aina voi myös soittaa ja kysyä, kuinka minun kannattaisi tässä tilanteessa toimia, mikäli et ole varma toimintasi oikeellisuudesta!

Tapahtumailmottautumisesta kävimme muutaman tärkeän asian läpi, viikottaiset tapahtumat (ryhmäliikunnat, kiipeilykerhot) on automatisoitu järjestelmässä niin, että järjestelmä peruu tunnin automaattisesti 2h ennen alkua, mikäli tunnilla ei ole vähintään 3 osallistujaa. Silloin tapahtuma muuttuu punaiseksi ja siinä lukee (PERUTTU), järjestelmä lähettää sähköpostit osallistujille perumisesta, mutta soittakaa siitä huolimatta asiakaspalvelusta asiakkaille, tämä on vain meiltä hyvää palvelua ja vahvistaa ettei asiakas saavu paikalle turhaan. Kun kerhoihin ja ryhmäliikuntaan tulee maksuja kassalle, vahvista samantien osallistuja ilmottautuneeksi listasta, jotta tiedämme onko osallistuja maksanut vai ei. Puhuimme tästä asioiden saattamisesta loppuun asti laajemmin myös work shopissa, kun aloitat jonkun työtehtävän/asiakkaan rahastamisen, saata se loppuun saakka ennen uuden aloittamista, näin vältymme virheiltä ja voimme mennä takuuseen oman työmme laadusta. Alallamme tulee sietää keskeytyksiä, ne ovat osa arkeamme, keskeytyksen jälkeen on kuitenkin palattava siihen hommaan joka jäi kesken ja saatettava se loppuun, ennen uuden aloittamista, voimme vaikuttaa vain tehtäviin ja järjestykseen, emme aikaan, keskitä mielesi siis olennaiseen. Puhelin on suurin keskeytyksistämme, oma puhelin tulee pitää työaikana äänettömällä ja mielellään jossain muualla kuin kädessä, mikäli olet 24/7 tavoitettavissa watsapissa ja somessa ystävillesi, perheenjäsenille ja muille yhteyttä ottaville, se vie sinulta tolkuttoman määrän työaikaa pois yritystämme kehittävistä toimenpiteistä. Emme ole työsopimusta kirjottaessa sitoutunut maksamaan palkkaa puhelimen käytöstä, työaika tulee käyttää yrityksemme hyväksi. Tiimityö on vuorovaikutusta työkaverin kanssa, ilmein, elein, läsnäololla ja kuuntelemisen taidolla, puhelin kädessä kommunikointi antaa välinpitämättömän kuvan etkä silloin ole täysin läsnä.

Seuraavaksi avasimme kassan näytölle ja katsoimme vielä kertaalleen osasuorituksen ottamisen laskulle/laskun maksamisen kassalla. Mikäli et päässyt palaveriin, laita tämä itsellesi ylös ja katso työkaverin tai minun kanssa seuraavassa vuorossa läpi. Lisäksi kertasimme CRM ominaisuuksia, asiakkaan soittaessa puhelimitse varausta, katso asiakkuus CRM läpi, mikäli as. ei ole rekisteröitynyt käyttäjä, lähetä hänelle liittymis kutsu. Hiokaa myös oma applikaatio tieto/taito sille tasolle, että osaatte neuvoa asiakasta käyttämään sitä. 10x kortit, lahjakortit ja saldo ovat sähköisessä varausjärjestelmässämme maksutapoina, kysykää mikäli ette tiedä, niin asiantuntijuutenne kehittyy.

Laskutuskäytännöistä muistuttelin että kuluttaja-asiakkaille ei myönnetä laskuja, kuluttaja-asiakkaalle lähetetään lasku ainoastaan maksamattomasta vuorosta tai vakiovuorosta, mikäli viikonloppuna tulee eteen maksamattomia vuoroja ja tunnuksillasi ei ole laskutusoikeutta, laita siitä wa-ryhmäämme viestiä, niin tiedämme laskuttaa sen heti maanantaina. Kilpailuvuoroja, synttäreitä, yksittäisiä pelivuoroja tai muita ostoja ei koskaan myönnetä laskulle. Yrityksien laskutapaukset tulee aina varmistaa esimieheltä, yksi huijarifirma jäi seulaani pari viikkoa sitten ja siksi tarkastan aina jokaisen yrityksen taustat.

Viikkosiivuouslista on ollut tarkastelun alla ja on edelleen, Hutungissa kävi yllättäen terveystarkastaja palaverin jälkeen ja tulee uudelleen vielä sovittuna ajankohtana. Meidän yhdessä määrittelemissä arvoissa on ympäristön viihtyisyys, siisteys ja puhtaus. On jokaisen tehtävä pohtia, tukeeko toimintani yrityksemme arvoja. Jokaisessa vuorossa kuuluu siivota omia ja toisten jälkiä, kun me teemme sitä yhdessä ja säännöllisesti, taakka ei ole yksittäisellä jäsenellä niin suuri ja kynnys aloittaa jokin toimenpide madaltuu.

Yritysalennukset, jäsenalennukset löytyvät kassalta, laitan kaikki sopimukset nyt yhteen mappiin (punainen) jotta listat ei pyöri kassan alueella 10 eri nurkkauksessa. Asiakkaan mainittaessa jokin alennus, se tulee aina tarkastaa listasta, muutoin meitä aletaan käyttää hyväksi.

Panostimme yrityksemme turvallisuuteen ja Verisure on uusi kumppanimme, kahvion ja keilahallin alue on nyt 24/7 valvonnassa, hälyt kytketään päälle lähtiessä töistä ja kytketään pois töihin tullessa. Minulla on käytössä applikaatio, josta näen onko hälyt päällä ja mihin aikaan ne on kytketty päälle/pois. Turvajärjestelmä seuraa liikettä, lämpötiloja ja kosteutta, lisäksi meillä on 24/7 vartijapalvelu, vartijan voi kutkua paikalle kassalla kaulanauhassa olevasta säätimestä painamalla kahta nappia yhtäaikaisesti. Vartijan voi kutsua uhkaavassa tilanteessa, hätätilanteessa kuten elvytystilanne tms. Vartija tulee myös paikalle mikäli kamerat havaitsevat liikettä aukioloaikojemme ulkopuolella , hälyjen ollessa kytkettynä. Mikäli hälytys laukeaa, alkaa sireeni huutamaan, puhekeskukselta saa lätkällä tai koodilla sireenin sammutettua ja hälyt pois päältä.

Kävimme läpi myös suunnitelmissa olevia investointeja, valo-ohjaus järjestelmä on työn alla, lisäksi:

Järjestämme Hutungissa palkalliset talkoon 7.2. klo 9.00-15.00, teen talkoisiin listallisen asioita hoidettavaksi, jos sinulla on jotain erityistaitoja joista en tiedä, tuo ne ilmi! Talkoisiin tulee metallijätekontti takaoven läheisyyteen, konttiin voi lastata kaiken metallia sisältävän jätteen pommisuojasta, verstaalta, pallonporaushuoneesta jne.;